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Bilder und Dokumente verwalten

Dokumente hochladen #

Über Ihre privaten Seiten / den internen Bereich eines Projekts #

  1. Wählen Sie in der oberen Werkzeugleiste unter "Meine Sites" dasjenige Projekt aus, für das Sie Dokumente auf der Plattform speichern wollen. 
  2. Auf der ausgewählten Site finden Sie in der Standardkonfiguration als zweiten Menüpunkt die Option "TOPOI-Box".
  3. Wählen Sie im "TOPOI-Box" Portlet die Option Hinzufügen -> Mehrere Dokumente
  4. Öffnen Sie den Datei-Browser mit der Option "Dateien auswhälen" und wählen Sie die Dokumente auf Ihrem lokalen Computer aus, die Sie auf die Plattform hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigröße auf 100 MB limitiert ist.

Nachdem alle Ihre Uploads abgeschlossen sind, können Sie die Berechtigungen für die Dokumente festlegen und die Dateien mit einer kurzen Beschreibung versehen.

WICHTIG: Vergessen Sie nicht, die hochgeladenen Dokumente abschließend zu speichern!

TOPOI-Box mit Liferay-Sync synchronisieren (empfohlen) #

Voraussetzungen #

Clientseitig, also auf ihrem Privatrechner, muss Liferay Sync installiert sein, ein Programm, das unter

für unterschiedliche Betriebssysteme heruntergeladen werden kann. 

Bitte verwenden Sie bis auf Weiteres die Version 1.2.4.

Liferay Sync unter Windows (7) #

  • Wählen Sie den für Ihre Windows-Version passenden Client (i.d.R Windows 64 Bit)
  • Laden Sie das Installationsprogramm auf Ihren Computer (Standardmässig zu finden in "Downloads")
  • Öffnen Sie den Installer mit Doppelklick und folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms

Liferay Sync konfigurieren (alle Plattformen) #

Nachdem Sie Liferay Sync erfolgreich installiert haben, konfigurieren Sie den Client bitte mit folgenden Parametern: 

  • Server URL: https://community.topoi.org
  • Login: vorname.nachname@topoi.org bzw. die Login Adresse, die Sie zur Direktanmeldung am Portal verwenden
  • Password: das Passwort, dass Sie zur Direktanmeldung am Portal verwenden

Dokumentenbibliothek als Netzwerklaufwerk einbinden (Alternative zu Liferay-Sync) #

Das Community-Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, auf die Dateien innerhalb Ihrer Projekte in Form eines zusätzlichen Laufwerks Ihres Computersystems zuzugreifen. Diese Technologie wird als WebDAV-Schnittstelle (Distributed Authoring and Versioning) bezeichnet und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Dokumentenbibliothek ähnlich einem angeschlossenen USB-Sticks zu verwenden. 

Eine detaillierte Dokumentation für Windows, Mac und Linux finden Sie in der offiziellen Liferay-Dokumentation unter folgender Adresse: WebDAV

Allgemeines zur Dokumentenbibliothek #

Maximale Dateigröße #

Die Maximale Dateigröße ist derzeit auf 100 MB festgesetzt. Sollten Sie mehr Spielraum benötigen, wenden Sie sich bitte per Mail an intranet@topoi.org.

Bedenken Sie dabei aber, dass nicht alle überall und zu jederzeit über eine so gute Internetanbindung wie Sie verfügen. Wir empfehlen deshalb, von hochauflösenden Dateien kleinere Versionen für die Darstellung im Rahmen von "Web Content" Objekten zu erstellen.

Bilder direkt aus dem WYSIWYG-Editor hochladen #

  1. Image-Upload Schaltfläche betätigen
  2. Option "Browse Server" wählen
  3. Im folgenden Dialog einen Ordner wählen, in dem das Dokument gespeichert werden soll (entweder den persönlichen Ordner (<Vorname><Nachname>) oder einen Projektordner)
  4. ggf. weitere Unterordner anlegen ("Create New Folder")
  5. Hochzuladendes Bild über die Schaltfläche "Durchsuchen" auswählen und
  6. mit der Schaltfläche den Upload starten

Uploads und Änderungen via RSS verfolgen #

Um über Änderungen und neue Uploads Ihrer Projektgruppenmitglieder auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie die Änderungen in der TOPOI-Box über einen sog. RSS-Feed verfolgen.

Die Verfolgung von Neuigkeiten via RSS umfasst zwei Schritte:

  1. Asset-Publisher für die TOPOI-Box in der betreffenden Liferay-Community einrichten
  2. Einen geeigneten RSS-Reader konfigurieren

Asset-Publisher in Liferay installieren #

  1. Auf die Seite "TOPOI-Box" Ihrer Arbeitsgruppe wechseln
  2. Hinzufügen -> Gekennzeichneter Inhalt
  3. Ziehen Sie das Asset-Publisher Portlet ("Gekennzeichneter Inhalt") an die gewünschte Stelle auf der Seite und konfigurieren Sie den Asset-Publisher entsprechend Ihren Anforderungen

Asset-Publisher konfigurieren #

  1. Quelle: Bereich - wählen Sie Ihre Arbeitsgruppe (Standardeinstellungen)
  2. Quelle: Asset-Element Typ: Dokumente und Mittel Dokument
  3. Einrichtung und Gruppierung: sortieren nach: Änderungsdatum Absteigend (Standardeinstellung)
  4. Anzeigeeinstellungen: Asset-Link Verhalten: in einem spezifischen Portlet anzeigen
  5. Anzeigeeinstellunge: Meta-Daten Felder: Wählen Sie aus, welche Metadatenfelder angezeigt werden sollen
  6. RSS: Abonnieren von RSS-Feeds erlauben

RSS-Reader konfigurieren #

Wenn Sie den Asset-Publisher wie oben beschrieben konfiguriert haben, erscheint unten links in der Liste der zuletzt bearbeiteten Dateien das RSS-Symbol.

Um RSS-Feeds zu abonnieren und über Änderungen informiert zu werden, benötigen Sie einen sog. RSS-Reader, die es als Plugins für Web-Browser oder E-Mail Clients oder auch als Standalone-Anwendungen gibt.

Wie Sie den RSS-Feed der TOPOI-Box lesen, steht Ihnen frei und hängt von Ihren Arbeitsabläufen ab.

Damit Sie RSS-Feeds aus internen Bereichen der TOPOI-Community lesen können, benötigen Sie einen RSS-Reader, der den sog. Basic Authentifizierungsmechanismus unterstützt.

NewsFox Plugin für Firefox installieren und konfigurieren #

Wenn Sie Firefox als Webbrowser benutzen, können Sie das freie NewsFox-Plugin benutzen, um den RSS-Feed Ihrer Topoi Box zu abonnieren.

  1. Firefox Menü öffnen -> Add-ons
  2. Wählen Sie die Option "Search" und suchen Sie nach "NewsFox"
  3. Wählen Sie die aktuelle Version des NewsFox Plugins und starten Sie Ihren Browser neu
  4. Nach erfolgreicher Installation finden Sie neben der Adresszeile das NewsFox Symbol
  5. Öffnen Sie NewsFox in einem neuen Reiter
  6. Fügen Sie den Feed der TOPOI-Box als neuen Feed ein ("Add Feed" (3. Symbol von rechts))
  7. Wählen Sie die Option "Atom"
  8. Geben Sie im Reiter "General" die Adresse des Feeds Ihrer TOPOI-Box ein (aus der Adresszeile, wenn Sie auf das RSS-Symbol klicken)
  9. Wechseln Sie in den Reiter "Security" und geben Sie dort Ihren Benutzernamen und das Passwort ein, mit dem Sie sich am Portal anmelden.
  10. Wählen Sie den neu angelegt Feed aus und aktualisieren Sie den Feed über das Bedienfeld "Refresh"



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